Assistant Protocole H/F - Mairie de Beausoleil

Vous travaillerez sous l'autorité de la responsable du service protocole

Missions principales:

* Protocole
- Gérer et organiser les différentes manifestations communales et les réunions de travail diverses en lien avec le Cabinet du
Maire et la Responsable du Protocole
- Gérer les réceptions protocolaires et les repas de travail dans les espaces communaux dédiés
- Préparer et accompagner les cérémonies patriotiques
- Gérer le stock de fournitures nécessaires au bon fonctionnement des réceptions
- Approvisionner les services administratifs
- Gérer le secrétariat du Service Protocole

Dans le détail:
- Configurer, assurer l'accueil et le service des apéritifs d'honneur, cocktails, buffets : vernissages, inaugurations, colloques, évènements sportifs ou socioculturels, commémoration patriotiques .
- Déconfigurer les espaces de réception et les manifestations en lien avec le service logistique : mise en place, rangement, vaisselle, etc.
- Gérer les réunions de travail : accueil café, plateaux repas, déjeuners, réunion de majorité, etc.
- Organiser les évènements particuliers : noces d'or, départs à la retraite, cérémonie de médailles du travail, etc.
- Commander le matériel nécessaire au bon fonctionnement du service en lien avec la responsable du protocole : gerbes, fournitures, boissons, matériel protocolaire : drapeaux, médailles, etc.
- Gérer les stocks : médailles de la ville, coupes et autres objets protocolaires.
- Gérer le secrétariat du Protocole : répondre au téléphone, création et mise à jour des tableaux des effectifs, envoi et répondre aux emails, suivi des bons de commande engagés
- Gestion des stocks et des locaux : rangement des locaux attribués au service Protocole
- Gestion des pavoisements de la ville à l'occasion des manifestations patriotiques en lien avec la cellule service logistique

Savoirs:
- Connaître la liste des personnes-ressources en relation avec les élus du conseil municipal
Savoirs faire:
- Capacité à évaluer les priorités des demandes
- Capacité d'adaptation et d'autonomie
- Orthographe et présentation irréprochable
- Savoir travailler en transversalité avec les autres services
- Savoir choisir, contrôler, et quantifier les commandes nécessaires aux diverses manifestations
- Savoir optimiser les commandes (rapport qualité/prix)
- Porter du poids (marchandises/boissons)
Savoir être:
- Maitrise de soi, gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Aptitude au travail en équipe
- Sens de l'accueil
- Rigueur, précision et organisation
- Présentation et hygiène irréprochable
- Confidentialité totale
- Disponibilité
- Etre polyvalent(e)
- Etre dynamique
- Etre méthodique
- Etre autonome
- Avoir l'esprit d'initiative

Horaires:
- Lundi-Jeudi : 8h30-17h
- Vendredi : 8h30-16h

Contraintes spécifiques du poste:
- Flexibilité horaire (disponible pour toutes les manifestations de la Commune engendrant la présence du Service Protocole)
- Horaires variables et possibilité de travail en week-end, soirées et jours fériés.

Permis de conduire exigé

Salaire - Rémunération selon profil et expérience

Experience: 2 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités

Langues: Anglais exigé,Italien exigé

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

• Anglais
• Travail en équipe
• Autonomie
• Italien
• Rigueur et méthode
• Gestion des stocks
• Pro-activité