Assistante de Direction - Centre Communal d'Action Sociale de Beausoleil H/F - Centres communaux d'Action Sociale

Sous l'affectation hiérarchique de la Directrice du Pôle Petite Enfance, vous effectuerez toutes les opérations de secrétariat et les opérations de transmissions nécessaires à la bonne marche du service.
Vous participerez à l'élaboration des rapports d'activités au déploiement de la communication du pôle et assurerez ponctuellement l'accueil du public.

- Centralise un ensemble large d'informations devant permettre à la Direction un suivi régulier de l'ensemble des structures (2 EAJE, RPE, LAEP) ;
- Effectue toutes les opérations du secrétariat et les opérations de transmission et traitement des informations nécessaires à la bonne marche du service et à ses relations internes et externes ;
- Participe à l'élaboration des rapports d'activités et au déploiement de la communication du pôle. Assure ponctuellement l'accueil du public.

- Gestion administrative et secrétariat :
o Accueil physique et téléphonique des familles et des partenaires ;
o Gestion, filtrage et orientation du courrier et des courriels ;
o Rédaction, mise en forme et relecture de documents, notes ou comptes rendus ;
o Gestion des agendas de la direction, planification des réunions et organisation des déplacements ;
o Suivi des dossiers des enfants et des familles :
- Suivi des préinscriptions et des dossiers d'inscription ;
- Gestion des contrats d'accueil et des plannings de présence des enfants.
o Suivi des facturations, des présences et des impayés en lien avec le service comptabilité ou la collectivité.

- Gestion financière et partenariale :
o Participation au suivi du budget de la structure ;
o Suivi des relations administratives avec la Caisse d'Allocations Familiales (CAF) et le Département (transmissions de données d'activité et financières) ;
o Suivi des commandes de matériel, de produits d'entretien, de denrées alimentaires.

- Ressources humaines :
o Suivi administratif des dossiers du personnel (absences, plannings, congés) ;
o Préparation des éléments variables de paie (heures supplémentaires, vacations...).

- Communication :
Élaboration du plan de communication du Pôle Petite Enfance et de la newsletter à destination des familles, en étroite collaboration avec la Responsable du service.

Connaissances :
- Connaissance du CCAS, de son organisation, des services, des acteurs institutionnels et des partenaires ;
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ;
- Connaissance du secteur de la Petite Enfance ;
- Connaissance des techniques de secrétariat et d'organisation.

Compétences :
- Organise et réalise son travail en référence aux procédures définies, en tenant compte d'instructions ponctuelles données par le Directeur ;
- Capacité relationnelle dans l'usage des outils de communication : téléphone et internet ;
- Peut fournir des réponses directement, à partir des éléments dont elle a connaissance ;
- Maitrise des outils bureautique : connaissance des principaux logiciels : traitement de texte et tableurs, gestion de fichiers ;
- Maitrise des logiciels et outils de communication ;
- Sait s'organiser efficacement ;
- Aptitude rédactionnelle, synthèse, prise de note ;
- Bonne expression orale et écrite ;
- Capacité à gérer simultanément plusieurs activités ;
- Capacité à hiérarchiser les urgences, à entretenir les relations professionnelles du Directeur et du Vice-Président ;
- Connaissance de la réglementation liée aux Etablissements d'Accueil de Jeunes Enfants en termes organisationnels et financiers.

Comportement :
- Capacité d'adaptation ;
- Qualités relationnelles : sens de l'écoute, diplomatie, psychologie, patience ;
- Anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement ;
- Réactivité, initiative, capacité à argumenter des décisions ;
- Confidentialité, discrétion importante ;
- Esprit d'analyse et de synthèse ;
- Capacité à faire circuler l'information.

Degré d'autonomie :
- Réactif et disponible ;
- Autonomie ;
- Sens aigu de l'initiative.

Contraintes spécifiques du poste :
- Disponibilité liée à la flexibilité des horaires en cas de nécessité de service ;
- Congés annuels durant les périodes de fermeture de l'établissement ;
- Permis B recommandé.

Formations conseillées :
- Bureautique niveau expert ;
- Règlementation lié aux Établissements d'Accueils de Jeunes Enfants.

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement de texte
• Sens du relationnel
• Tableur
• Logiciels bureautiques
• Rédaction de rapports d'activité
• Autonomie
• Compte-rendu
• Pro-activité
• Respect des délais
• Gestion des ressources financières
• Facturation
• Traitement du courrier
• Esprit d'analyse
• Réactivité
• Prise de note
• Capacité d’adaptation
• Patience