Assistant au Protocole - Commune de Beausoleil H/F - Communes

Sous l'autorité du Directeur de Cabinet et de la Responsable du Protocole, vous serez amené(e) à gérer et organiser différentes manifestations communales, ainsi que les réceptions protocolaires, à gérer le stock des fournitures pour les réceptions, à gérer le secrétariat du service Protocole ainsi que le fichier protocolaire.

Protocole
- Gérer et organiser les différentes manifestations communales et les réunions de travail diverses en lien avec le Cabinet du Maire et la Responsable du Protocole ;
- Gérer les réceptions protocolaires et les repas de travail dans les espaces communaux dédiés ;
- Préparer et accompagner les cérémonies patriotiques ;
- Gérer le stock de fournitures nécessaires au bon fonctionnement des réceptions ;
- Approvisionner le Cabinet du Maire ;
- Gérer le secrétariat du Service Protocole ;
- Gérer le fichier protocolaire.

Descriptions du poste :
Protocole :
- Assurer l'accueil des réceptions et mettre en place les apéritifs d'honneur ou des cocktails : vernissages, inaugurations, colloques, évènements sportifs ou socioculturels, commémoration patriotiques, etc ;
- Gérer les apéritifs offerts par la municipalité dans le cadre des manifestations Patriotiques et Protocolaires ;
- Gérer les réunions de travail : pause-café, collation, noce d'or, départ à la retraire sur demande du Cabinet du Maire ;
- Choisir et contrôler les prix des commandes des matériels nécessaires au fonctionnement de ce service en lien avec le Responsable du Protocole : gerbes, nappes, boissons, drapeaux, biscuits/toasts, cadeaux officiels, etc ;
- Gérer les stocks des médailles de la ville et les cadeaux d'autres types ;
- Gérer le secrétariat du Protocole : répondre au téléphone, création et mise à jour des tableaux d'effectifs et de manifestations, envoi et répondre aux emails, suivi des bons de commande engagés, liste protocolaire ;
- Gestion des stocks et des locaux (rangement des locaux Protocole) ;
- Contrôle de la mise en place des réceptions et manifestations ;
- Gestion des pavoisements de la ville à l'occasion des manifestations patriotiques ou pavoisements exceptionnels en lien avec le CSP.

Degré d'autonomie du poste : Animation et gestion du Protocole en lien avec le Responsable et le Cabinet du Maire.

Contraintes spécifiques du poste :
- Flexibilité horaire (disponible pour toutes les manifestations de la Commune engendrant la présence du Service Protocole) ;
- Remplacement en cas de besoin ;
- Horaires variables et possibilité de travail en week-end, soirées et jours fériés.

Permis de conduire demandé.

Horaires :
- Protocole :
- 08h30-12h30 et 13h30-17h00 (Lundi au jeudi) ;
- 08h30-12h30 et 13h30-16h00 (vendredi).
- Cycle hebdomadaire : 36h30 ;
- Flexibilité horaires : possibilité de travail week-end, jour férié, le soir, etc ;
- Formation bureautique - Accueil.

Savoir :
Protocole :
- Connaître la liste des personnes-ressources en relation avec les élus du conseil municipal.

Savoir-Faire :
- Capacité à évaluer les priorités des demandes ;
- Capacité d'adaptation et d'autonomie ;
- Orthographe et présentation irréprochable ;
- Rédiger les courriers en direction des personnes ressources en relation avec les élus du conseil municipal ;
- Savoir travailler en transversalité avec les autres services et les élus de secteurs ;
- Savoir choisir, contrôler, et quantifier les commandes nécessaires aux diverses manifestations ;
- Savoir optimiser les commandes (rapport qualité/prix) ;
- Porter du poids (marchandises/boissons).

Savoir être :
- Maitrise de soi, gérer les situations de stress et réguler les tensions ;
- Aptitude au travail en équipe ;
- Sens de l'accueil ;
- Rigueur, précision et organisation ;
- Présentation et hygiène irréprochable ;
- Confidentialité totale ;
- Disponibilité ;
- Être polyvalente ;
- Être dynamique ;
- Être méthodique ;
- Être autonome ;
- Avoir l'esprit d'initiative ;
- Être disponible.

• Orthographe
• Travail en équipe
• Autonomie
• Rigueur et méthode
• Gestion des stocks
• Pro-activité
• Traitement du courrier
• Normes d'hygiène