Secrétaire Administratif - Commune de Beausoleil H/F - Communes

Sous la direction de la responsable de service, vous serez affecté
à gérer l'agenda de Monsieur le Maire, à avoir contact avec l'ensemble des services, accueil des administrés, être présent sur sa demande au coté de Monsieur le Maire, sur sa demande.

Gérer l'agenda de Monsieur le Maire :
- Engager la prise de RDV avec rigueur et organisation (complémentarité avec la cheffe de Cabinet pour les RDV découlant des doléances) ;
- Organiser l'ensemble de la coordination autour de l'agenda du Maire, déplacements, réservations de salles, demande de discours, etc ;
- Etablir les bons de commande et rédiger les certificats administratifs en lien avec l'agenda (déplacements, rdv) sous le contrôle et le suivi de la cheffe de cabinet ;
- Préparation des dossiers en lien avec les RDV, les réunions et le Conseil Municipal ;
- Gestion des invitations extérieures et manifestations organisées sur Beausoleil : tenir à jour le planning des manifestations, informer les Elus et s'assurer de leur participation (avec la secrétaire des Elus).

Transversalité avec l'ensemble des Services :
- Mise en relation avec les services de la ville et le CCAS afin de recenser les manifestations prévisionnelles organisées par la collectivité.

Accueil physique et téléphonique des administrés :
- Diffuser l'information aux services concernés ;
- Retour d'information à la cheffe de Cabinet.

Présence aux côtés du Maire, sur sa demande et en fonction des besoins :
- Prise de notes des doléances, organiser leur traitement et le retour d'information auprès du Maire et de la cheffe de Cabinet, dans les meilleurs délais ;
- Participation à certaines manifestations organisées sur Beausoleil et à l'extérieur.

- Temps de travail : 36h30 ;
- 10h-12h30 / 13h30-18h30 et 17h30 le vendredi.

- Maîtrise de l'outil informatique ;
- Connaissance du fonctionnement interne de la collectivité ;
- Maîtrise des procédures administratives ;
- Organisation, méthodologie, rigueur ;
- Faire preuve de discernement ;
- Capacité d'analyse, prise d'initiatives ;
- Réactivité, gestion des urgences ;
- Ponctualité, disponibilité ;
- Qualités relationnelles, d'écoute ;
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
- Diplomatie ;
- Adaptabilité ;
- Polyvalence ;
- Présence aux manifestations sur demande du Maire.

Bac +2 minimum.

Maîtrise indispensable de l'outil informatique et d'Internet (agenda Gmail, tableaux Excel, traitement de texte Word etc).

• Gestion de l'emploi du temps
• Accueil de la clientèle
• Prise de note